ร้านเล็กคุมสต็อกยังไงไม่ให้ของหาย

ของหายในร้านเล็กส่วนใหญ่ไม่ได้มาจากขโมยอย่างเดียว แต่มาจากการไม่มีตัวเลขให้เทียบ เมื่อไม่รู้ว่าของ "ควรเหลือ" เท่าไหร่ ก็ไม่มีทางรู้ว่าหายไปเท่าไหร่

บทความนี้สรุปวิธีคุมสต็อกแบบที่ร้านเล็กทำได้จริง ไม่ต้องมีระบบแพง ใช้แค่ชีทหนึ่งไฟล์กับวินัยในการบันทึก

1. รู้ให้ได้ว่าของ "ควรเหลือ" เท่าไหร่

หัวใจของการคุมสต็อกคือสูตรเดียว:

ถ้าร้านมีการเบิกใช้เอง ของเสีย หรือของแถม ให้แยกเป็นอีกช่อง เช่น "เบิก/เสีย" แล้วหักออกด้วย อย่าปล่อยให้ปนกับยอดขาย เพราะจะทำให้มองไม่ออกว่าของหายจากอะไร

2. นับของจริงเป็นรอบ แล้วดูส่วนต่าง

ไม่ต้องนับทุกอย่างทุกวัน ให้แบ่งความถี่ตามมูลค่าและความเสี่ยง:

• ของราคาสูงหรือหายง่าย: นับทุกวันหรือทุกกะ
• ของขายเร็ว: นับทุกสัปดาห์
• ของทั่วไป: นับเดือนละครั้ง

เมื่อนับได้แล้ว ให้เทียบกับยอดที่ควรเหลือ ส่วนต่างเล็กน้อยเกิดได้เสมอ แต่ส่วนต่างที่เกิดซ้ำในสินค้าเดิม หรือเกิดในกะเดิม คือจุดที่ต้องตามดู

3. ตั้งจุดสั่งซื้อ ไม่ให้ของขาด

จุดสั่งซื้อคือจำนวนขั้นต่ำที่ถ้าของเหลือต่ำกว่านี้ต้องสั่งทันที วิธีคิดง่ายๆ คือ

ในชีทใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขให้ช่องขึ้นสีแดงเมื่อยอดคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ จะเห็นได้ทันทีโดยไม่ต้องไล่อ่านตัวเลข

4. ตัวอย่างการอ่านตัวเลข

5. นิสัยเล็กๆ ที่ทำให้ตัวเลขเชื่อถือได้

• บันทึกรับของทันทีที่ของมาถึง พร้อมเทียบกับใบส่งของ
• ให้คนนับกับคนบันทึกเป็นคนละคนถ้าทำได้
• เก็บประวัติผลนับทุกรอบ จะเห็นแนวโน้มว่าส่วนต่างเพิ่มขึ้นหรือลดลง
• ถ้ามีส่วนต่าง ให้หาสาเหตุก่อนแก้ตัวเลข อย่าแก้ยอดให้ตรงเฉยๆ